E-Rechnung für Handwerker: Was gilt 2025, 2027 und 2028?
Seit 2025 gibt es in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Firmen. Für Handwerker kommt sie in Stufen. Hier steht, was du wann tun musst.
Stand: Oktober 2026
Kurz gesagt
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Firmen in Deutschland E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Ab dem 1.1.2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Firmen schreiben, ab dem 1.1.2028 alle. Für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinunternehmer und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gilt die Pflicht nicht.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als Datei, die ein Computer lesen kann, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Firmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht. |
| 2025 und 2026 | Übergangszeit: Du darfst an Firmen noch Papier oder PDF schicken (PDF mit Zustimmung des Kunden). |
| 1.1.2027 | Firmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen schreiben. Alle anderen dürfen 2027 noch Papier oder PDF nutzen. |
| 1.1.2028 | Alle Firmen müssen an andere Firmen E-Rechnungen schreiben. |
Für wen gilt die Pflicht nicht?
- Privatkunden: Rechnungen an Privatleute bleiben frei. PDF per E-Mail oder WhatsApp ist in Ordnung.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
Die meisten Solo-Handwerker mit Privatkunden merken die Pflicht also kaum. Sobald du für Hausverwaltungen, Bauträger oder andere Betriebe arbeitest, betrifft sie dich spätestens 2028.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind erlaubt. XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebauten Daten: Der Mensch sieht ein normales PDF, der Computer liest die Daten. Für öffentliche Auftraggeber (Stadt, Land, Bund) wird meist XRechnung verlangt.
Was du jetzt tun solltest
- 1Prüf, ob du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst (E-Mail-Postfach plus ein Programm, das sie anzeigt).
- 2Frag deine Firmenkunden, ob sie schon E-Rechnungen wollen.
- 3Nutz ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugen kann, damit du 2027 oder 2028 nicht umstellen musst.
E-Rechnung mit faturafox
faturafox erzeugt zu jeder Rechnung auch eine XRechnung-Datei für Firmenkunden und Behörden. Für Privatkunden bleibt es beim gewohnten PDF.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail ab 2028 noch?
An Privatkunden ja. An Firmen nicht mehr: Dann muss es eine E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD sein.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung schicke?
Dein Firmenkunde kann die Umsatzsteuer aus einer falschen Rechnung nicht vom Finanzamt zurückholen. Deshalb werden Firmenkunden ab der Pflicht auf einer E-Rechnung bestehen.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem Fall frag deinen Steuerberater.